Checkliste für die perfekte Reiserichtlinie
Wie bei allen Dingen im Leben gibt es auch in Sachen “Reiserichtlinie” gern gemachte Fehler, die Sie 2018 einfach umgehen können. Hier finden Sie unsere top 5 Tipps für die ideale Reiserichtlinie!
1. Formulieren Sie eindeutig und verständlich!
Was im Gespräch mit Travel Managern immer wieder auffällt, ist dass das wichtigste Kriterium für eine gute Reiserichtlinie “Klarheit” ist. Die preislichen Obergrenzen für Hotels müssen eindeutig definiert sein, ohne schwammige Formulierungen wie “Hotelkosten werden in angemessener Höhe erstattet” oder “Mittelklassehotels sind auszuwählen”.
Regelungen und Zuständigkeit müssen nicht nur glasklar erklärt, sondern auch einfach verständlich und umsetzbar sein.
2. Sichern Sie sich die Unterstützung der Führungsebene
Für die Durchsetzung und Einhaltung der Richtlinie ist ein klares Mandat von oberster Stelle empfehlenswert. Genauso wichtig ist für die Erstellung der Richtlinie die Beteiligung betroffener Bereiche wie HR und Finance. Ebenso sollten alle für Arbeits-, Steuer- und Reiserecht relevanten Fachbereiche des Unternehmens eingespannt werden, um böse Überraschungen zu vermeiden.
Wenn die Senior Manager eines Unternehmens die Reiserichtlinie vorleben und befolgen, steigert dies bei weniger erfahrenen Mitarbeitern die Motivation, sich selbst an die Vorgaben zu halten.
3. Binden Sie Ihrer Mitarbeiter mit ein
Eine Herausforderung bei der Erstellung der Travel Policy ist nicht selten, dass Travel Managern selbst die praktische Geschäftsreise-Erfahrung fehlt und es ihnen schwer fällt, sich in die Betroffenen hineinzuversetzen. Es ist daher essentiell, sich aktiv mit den Mitarbeitern auszutauschen und herauszufinden, was in der Vergangenheit gut funktioniert hat und was Probleme bereitet hat.
4. Lassen Sie Raum für Flexibilität!
Ein weiterer gängiger Fehler ist es, keinen Raum für Personalisierung zu lassen. Jede Situation ist verschieden und Menschen haben teilweise sehr unterschiedliche Bedürfnisse. Es muss daher Spielraum für kleine Anpassungen und persönliche Präferenzen geben.
Beispielsweise sollten Sie Mitarbeitern die Möglichkeit geben, den öffentlichen Nahverkehr zu nutzen und sie nicht zu Nutzung des Mietwagens verpflichten. Oder eignet sich z.B. eine möblierte Wohnung möglicherweise besser als das standardmäßig gewählte Hotelzimmer?
5. Verschaffen Sie sich Feedback und einen Überblick über die Einhaltung der Regeln!
Für jede Travel Policy gilt: Akzeptanz ist das Wichtigste, denn ohne sie verliert sie die Existenzgrundlage. Sollte sich dennoch herausstellen, dass die Richtlinie nicht eingehalten wird, gilt es genau zu recherchieren, aus welchen genauen Gründen dies geschieht. Liegt es womöglich an zu starren Vorgaben oder ist die Richtlinie zu schwammig formuliert und vermittelt ein Gefühl von Optionalität?
Wo die Richtlinie an den Bedürfnissen der Mitarbeiter vorbei denkt, verfehlt sie ihren Zweck. Erst wenn sie sowohl dem Unternehmen als auch den Mitarbeitern einen Nutzen bringt, ist sie eine dem Jahr 2018 entsprechende Richtlinie.