Was Sie bei der Erstellung der Reiserichtlinie beachten sollten

In einer zunehmend globalisierten Welt sind Geschäftsreisen an der Tagesordnung. Reiserichtlinien bieten Unternehmen dabei viele Vorteile: sie verhindern z.B. zu hohe Ausgaben für Unterkünfte und Transport und definieren, wie sich Mitarbeiter im Notfall zu verhalten haben. Dabei gibt es keine One-size-fits-all-Lösung, denn worauf es bei der Travel Policy ankommt, hängt von unterschiedlichen Faktoren ab. Zum Beispiel die Größe der Firma, aber auch kulturelle Einflüsse beeinflussen die in der Reiserichtlinie festgehaltenen Vorgaben.

Die 5 wichtigsten Gründe für die Erstellung einer Reiserichtlinie für Unternehmen

1. Das Budget

Nicht selten geht es Firmen vordergründig darum, das Budget einzugrenzen, um sicherzustellen, dass die entstehenden Reisekosten nicht ausufern. Dies ist zum Beispiel mithilfe einer Übernachtungs-Pauschale bzw. festgelegten Spesensätzen möglich. Je nach Unternehmen und Ziel der Geschäftsreise sind diese unterschiedlich hoch angesetzt. Typischerweise liegt eine Übernachtunspauschale zwischen 60-100 € pro Übernachtung, wobei insbesondere ab einer bestimmten Führungsebene häufig auch 200 € und mehr pro Übernachtung ausgegeben werden können. Viele Unternehmen wählen indes die Übernahme der gesamten Übernachtungs- und Reisekosten. Die Richtlinie sollte dafür eindeutige Regeln aufstellen. In der Regel wird weder für Übernachtungen noch die An- und Abreise die teuerste oder die günstigste Option gewählt.

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2. Wohlbefinden der Geschäftsreisenden

Dazu zählt nicht nur die Zufriedenheit der geschäftlichen “Urlauber”, sondern vor allem, dass sie während der Reise in der jeweiligen Umgebung produktiv sein können. Indes wird im Jahr 2018 aber auch vermehrt Wert darauf gelegt, dass die Mitarbeiter auch nach der Abwesenheit fit sind und die Unterkünfte, Wege und Reisepläne sie nicht körperlich oder geistig erschöpfen. Zudem stelle sich die Frage, ob die typischen Unterkünfte und Transportmittel wirklich ideal für die jeweilige Art der Geschäftsreise sind. Bei kürzeren Strecken werden Bahnfahrten z.B. oft als weniger stressig empfunden als Flüge. Gleiches gilt für die Unterkunft, für die Unternehmen meist standardmäßig ein Hotelzimmer buchen. Für langfristige Geschäftsreisen eignet sich indes Wohnen auf Zeit besser und erlaubt es den Betroffenen, sich auf Geschäftsreise wie zu Hause zu fühlen.

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3. Rechtliche Sicherheit und Sorgfaltspflicht

Die Reiserichtlinie ist auch als Sicherheitskonzept zu verstehen. Es legt die Vorgehensweisen bei Verkehrsunfällen, medizinische Angelegenheiten und anderen Notfällen fest. Im Idealfall gibt sie den Mitarbeitern auch Notfallkontakte an die Hand, insbesondere wenn der Ansprechpartner in der Firma nicht erreichbar sein sollte. Unternehmen schützen sich damit auch rechtlich ab, da sie bei Fehlverhalten der Mitarbeiter so ihre Sorgfaltspflicht nicht verletzt haben. Es muss auch bedacht werden, dass verschiedene Reisende unterschiedliche Grundvoraussetzungen mitbringen. So sollten körperliche Beeinträchtigungen selbstverständlich berücksichtigt werden.

 

Die Richtlinien müssen stets an die sicherheitstechnischen und politischen Gegebenheiten vor Ort angepasst sein. Es sollte vorgesehen sein, dass die Reisenden über mögliche Risiken und Besonderheiten bei internationalen Reisen informiert werden. Beachten Sie diesbezüglich auch, dass Frauen andere Bedürfnisse haben als ihre männlichen Kollegen. Sorgen Sie daher für Unterkünfte in sicheren Umgebungen sowie sichere Transportmittel und halten Sie diese in Ihrer Richtlinie fest.

4. Mitarbeiterzufriedenheit

Mitarbeiterzufriedenheit war nie wichtiger als im Jahr 2018. Bei der Erstellung der Reiserichtlinien haben v.a. die HR-Abteilungen daher heute ein großes Interesse daran, ihren Mitarbeitern eine angenehme Reiseerfahrung zu bieten. Allein die verbindliche Regelung der Ansprüche auf Geschäftsreise kann zur Mitarbeiterzufriedenheit beitragen, da Neid unter Mitarbeitern, z.B. aufgrund von Aufenthalten in unterschiedlichen Hotelklassen, ausgeschlossen werden kann.

5. Umweltschutz

In Anbetracht des Klimawandels und steigender Meeresspiegel gewinnt auch Umweltschutz heutzutage in Sachen Geschäftsreise immer mehr an Bedeutung. Ein nachhaltig Handeln im Sinne einer “Corporate Social Responsibility” kann auch zur “Brand Reputation” des Unternehmens beitragen und Vorteile aus dieser Handlungsweise ziehen. Umweltbewusste Reiserichtlinien wirken sich vor allem auf die Wahl des Transportmittels aus. So werden auf kürzeren Strecken z.B. präferiert Zugfahrten anstelle von Flügen gebucht und Mitarbeiter werden zur Bildung von Taxi-Fahrgemeinschaften angehalten.

Checkliste für die perfekte Reiserichtlinie

Reiserichtlinien Unternehmen 2018 3

Wie bei allen Dingen im Leben gibt es auch in Sachen “Reiserichtlinie” gern gemachte Fehler, die Sie 2018 einfach umgehen können. Hier finden Sie unsere top 5 Tipps für die ideale Reiserichtlinie!

1. Formulieren Sie eindeutig und verständlich!

Was im Gespräch mit Travel Managern immer wieder auffällt, ist dass das wichtigste Kriterium für eine gute Reiserichtlinie “Klarheit” ist. Die preislichen Obergrenzen für Hotels müssen eindeutig definiert sein, ohne schwammige Formulierungen wie „Hotelkosten werden in angemessener Höhe erstattet“ oder „Mittelklassehotels sind auszuwählen“. Regelungen und Zuständigkeit müssen nicht nur glasklar erklärt, sondern auch einfach verständlich und umsetzbar sein.

2. Sichern Sie sich die Unterstützung der Führungsebene

Für die Durchsetzung und Einhaltung der Richtlinie ist ein klares Mandat von oberster Stelle empfehlenswert. Genauso wichtig ist für die Erstellung der Richtlinie die Beteiligung betroffener Bereiche wie HR und Finance. Ebenso sollten alle für Arbeits-, Steuer- und Reiserecht relevanten Fachbereiche des Unternehmens eingespannt werden, um böse Überraschungen zu vermeiden. Wenn die Senior Manager eines Unternehmens die Reiserichtlinie vorleben und befolgen, steigert dies bei weniger erfahrenen Mitarbeitern die Motivation, sich selbst an die Vorgaben zu halten.

3. Binden Sie Ihrer Mitarbeiter mit ein

Eine Herausforderung bei der Erstellung der Travel Policy ist nicht selten, dass Travel Managern selbst die praktische Geschäftsreise-Erfahrung fehlt und es ihnen schwer fällt, sich in die Betroffenen hineinzuversetzen. Es ist daher essentiell, sich aktiv mit den Mitarbeitern auszutauschen und herauszufinden, was in der Vergangenheit gut funktioniert hat und was Probleme bereitet hat.

4. Lassen Sie Raum für Flexibilität!

Ein weiterer gängiger Fehler ist es, keinen Raum für Personalisierung zu lassen. Jede Situation ist verschieden und Menschen haben teilweise sehr unterschiedliche Bedürfnisse. Es muss daher Spielraum für kleine Anpassungen und persönliche Präferenzen geben. Beispielsweise sollten Sie Mitarbeitern die Möglichkeit geben, den öffentlichen Nahverkehr zu nutzen und sie nicht zu Nutzung des Mietwagens verpflichten. Oder eignet sich z.B. eine möblierte Wohnung möglicherweise besser als das standardmäßig gewählte Hotelzimmer?

5. Verschaffen Sie sich Feedback und einen Überblick über die Einhaltung der Regeln!

Für jede Travel Policy gilt: Akzeptanz ist das Wichtigste, denn ohne sie verliert sie die Existenzgrundlage. Sollte sich dennoch herausstellen, dass die Richtlinie nicht eingehalten wird, gilt es genau zu recherchieren, aus welchen genauen Gründen dies geschieht. Liegt es womöglich an zu starren Vorgaben oder ist die Richtlinie zu schwammig formuliert und vermittelt ein Gefühl von Optionalität? Wo die Richtlinie an den Bedürfnissen der Mitarbeiter vorbei denkt, verfehlt sie ihren Zweck. Erst wenn sie sowohl dem Unternehmen als auch den Mitarbeitern einen Nutzen bringt, ist sie eine dem Jahr 2018 entsprechende Richtlinie.

Travel Policy Unternehmen Reiserichtlinien

Eine vollständige Reiserichtlinie besagt:

1. Wie gereist werden muss

2. Wie die Buchung zu erfolgen hat

3. Welche Kosten das Unternehmen erstattet

4. Wie diese abgerechnet werden

5. Welche Konsequenzen die Nichteinhaltung der Richtlinien hat

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Johannes Hönnerscheid

Johannes Hönnerscheid is passionate about writing and business travel.