Reisekosten machen einen der größten Kostenblöcke in Unternehmen aus. Mit dem richtigen Reisemanagement können jedoch auch hier Kosten reduziert werden. Gezielte Steuerung der Reisekosten ist dabei ein Schlüsselbegriff.
Die Organisation des Reisemanagement
Der erste Schritt in Richtung Kostenersparnis geschieht durch die feste Verankerung der Reisekosten in die Unternehmensorganisation. Klar formulierte Richtlinien zum Thema Reisekosten helfen dabei, alle Mitarbeiter über die Reisereglungen aufzuklären. Dadurch wird deutlich vermittelt, welche Standards bei Flug- und Bahnreisen, Unterkünften und Verpflegung zu wählen sind. Weitere Einsparungen sind durch effektives Reisemanagement möglich. Die für die Reiseorganisation zuständigen Bereiche eines jeden Unternehmens gestalten sich jedoch unterschiedlich:
- Internes Reisemanagement kann entweder durch eine eigene Abteilung oder durch die reisenden Mitarbeiter selbst durchgeführt werden. Internes Reisemanagement ist erst dann sinnvoll, wenn die Kompetenzen im eigenen Unternehmen vorhanden sind. Durch Weiterbildungen wird dafür gesorgt, dass die betroffenen Mitarbeiter auf dem aktuellen Stand über Buchungstools, Angebote und Steuerrecht gehalten werden.
- Wenn die eigene Kompetenz im Unternehmen fehlt, ist es ratsam einen externen Dienstleister einzuschalten, der das Reisemanagement (teilweise) übernimmt, optimiert oder dabei hilft, ein internes Reisemanagement aufzubauen. Die externe Variante lohnt sich allerdings erst ab einem Reisevolumen von 200.000 Euro pro Jahr. Ist das Volumen niedriger lassen sich Veränderungen des Reisemanagements meist intern regeln.
Kosteneinsparungen der einzelnen Kostenblöcke
Die Gesamtkosten lassen sich, wie bereits in unserem letzten Artikel “Reisekostenentwicklung” vorgestellt, in mehrere Kostenbereiche unterteilen. Je nach Kostenblock, gibt es effektive Möglichkeiten Reisekosten einzusparen. Im Folgenden beziehen wir uns auf die drei größten Kostenbereiche “Unterkunft”, “Flug” und “Bahn”.
Geld sparen mit der passenden Unterkunft
Den größten Kostenblock bilden die Kosten für Übernachtungen mit 12,5 Milliarden Euro. Hier lohnt es über den Tellerrand hinauszuschauen und bei den Unterbringungsmöglichkeiten kreativ zu werden. Mittlerweile gibt es nicht nur Hotels die auf Geschäftsreisende spezialisiert sind, sondern ebenfalls sogenannte Serviced Apartments bzw. Boardinghouses. Hierbei wird dem Geschäftsreisenden ein löffelfertiges Apartment zur Verfügung gestellt, welches optimal auf seine Bedürfnisse zugeschnitten ist. Ein Arbeitsbereich inklusive W-LAN, welches mit dem Einzug sofort nutzbar ist, eine vollausgestattete Küche und das alles auf mehr Raum als ein Standard 15 Quadratmeter Hotel Zimmer.
Beispielrechnung:
3 Übernachtungen/pro Woche im 3-Sterne Hotel = 12 Tage im Monat
Kosten Hotel:
81 Euro pro Nacht
Kosten für 12 Nächte = 972 Euro
Zimmergröße: ca. 14 Quadratmeter
Ausstattung: Grundausstattung
Kosten möbliertes Apartment:
32,00 Euro pro Nacht
Kosten für 30 Nächte = 960 Euro Monatsmiete
Zimmergröße: durchschnittlich 35 Quadratmeter
Ausstattung: Vollausgestattet und löffelfertig eingerichtet
Sparangebote bei Flügen und Bahn
Flug- und Bahnkosten sind die zweit- und drittgrößten Kostenbereiche im Unternehmen mit insgesamt 21,7 Milliraden Euro. Jetzt ist das Engagement und Verhandlungsgeschick der Travel Manager gefragt. Einsparungen können beispielsweise durch Mengenrabatte, Sparangebote, frühes Buchen unter der Woche und außerhalb der Ferienzeiten und durch den Verzicht auf Zusatzleistungen erreicht werden.
- Mengenrabatte: Extra Rabatte können durch ein erhöhtes Reisekontingent ausgehandelt werden. Gehen mehrere Mitarbeiter gleichzeitig auf Geschäftsreise oder stehen regelmäßige Reisen an? Bei Hotel- und Reisegesellschaften können durch festgelegte Reisekontingente, pro Jahr oder Flug, hohe Rabatte ausgehandelt werden.
- Sparangebote: Reisegesellschaften bieten alternative Sparangebote aufgrund von Überkapazitäten, mangelnden Nachfrage oder Stornierungen an. Besonders bei kurzfristigen Geschäftsreisen, lohnen sich diese Sparangebote.
- Zeitiges Buchen: Rechtzeitig buchen lohnt sich! Der Zeitpunkt der Buchung spielt eine entscheidende Rolle, dabei sind verschiedene Faktoren zu beachten. Ein Preisvorteil wird allein durch frühes Buchen einer Reise erlangt. Zudem ist es sinnvoll zu schauen, dass die Reisezeit nicht in der Ferienzeit liegt (hier steigen die Preise auf ein vielfaches) und der Reisebeginn in der Wochenmitte stattfindet. An Werktagen sind Flüge und auch Hotels meist günstiger zu buchen.Wenn der Geschäftsreisende zudem noch flexibel in Abfahrts- oder Abflugzeiten ist, kann durch die Verlegung der Reise auf einen früheren oder späteren Zeitpunkt des Tages bares Geld gespart werden.