Steuerersparnis Dienstreise
Hält sich ein Unternehmer für einen befristeten Zeitraum von maximal drei Monaten aus beruflichen Gründen jenseits seiner üblichen Arbeitsstätte auf, so handelt es sich um eine Geschäftsreise. Das Steuerrecht sieht für die Geschäftsreise oder Dienstreise die etwas kompliziertere Bezeichnung “beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit” vor. Diese kann z.B. stattfinden, um einen Kunden vor Ort zu besuchen, an einem Kongress teilzunehmen oder auf eine Messe zu fahren. Der eigentliche Grund ist zweitrangig, entscheidend ist jedoch, dass der Anlass ein beruflicher ist. Dann kann die Geschäftsreise als Betriebsausgaben in der Steuererklärung geltend gemacht werden. Ausnahme davon sind die täglichen Fahrten von der Wohnung ins Büro, die nicht als Dienstreise gilt.
Auch die Fahrt zur Arbeit können Sie in der Steuererklärung eintragen, wenn auch nicht als Dienstreise. Stattdessen können Sie 0,30 € pro Kilometer als Entfernungspauschale angeben. Hierbei zählt aber nur die Entfernung zwischen Wohnort und Arbeitsplatz, also die einfache Strecke, während bei Geschäftsreisen der Hin- und Rückweg berücksichtigt wird. Ausnahme gilt, wenn Ihr Betrieb mehrere Tätigkeitsstätten hat. Werden Sie in einer anderen als der vereinbarten Tätigkeitsstätte eingesetzt, zählt dies als Dienstreise, die Sie in der Steuererklärung entsprechend angeben können.
Steuern sparen über Betriebsausgaben
Fahrkosten absetzen
Sofern Sie alle Fahrkosten zum Ziel Ihrer Geschäftreise über Quittungen, z.B. für Mietwagen, Fahrkarte oder Flugticket, nachweisen können, ist ein Vorsteuerabzug in voller Höhe möglich. Das bedeutet, Sie können die Ausgaben von Ihrer Umsatzsteuerschuld abziehen, wodurch die zu versteuernde Gesamtsumme niedriger ausfällt und folglich weniger Steuern gezahlt werden müssen. Wird die Fahrt mit einem privaten Fahrzeug unternommen, gilt ein pauschaler Satz von 0,30 € je gefahrenem Kilometer, der steuerlich geltend gemacht werden kann. Großer Vorteil dieser Kilometerpauschale ist, dass sowohl Hin- als auch Rückweg berechnet werden. Ein Dienstwagen kann dagegen nicht von der Steuer abgesetzt werden, da die Kosten nicht selbst getragen, sondern vom Arbeitgeber übernommen werden.
Auch Verpflegung ist eine Betriebsausgabe
Anders als Fahrtkosten, können Verpflegungsaufwendungen auch bei Vorlage einer Quittung nicht vollständig, sondern immer nur pauschal abgesetzt werden. Die Summe, die Sie pro Tag von Ihrem Umsatz abziehen können, richtet sich dabei nach der Dauer des Aufenthalts. Sofern Sie dabei aber in einem Hotel mit Frühstücksservice untergebracht waren, müssen von der allgemeinen Pauschale 4,80 € wieder abgezogen werden. Eine nochmal höhere Summe, nämlich 9,60 € muss abgezogen werden, wenn es Mittags- oder Abendessen im Hotel gibt.
Abwesenheitsdauer
min. 24 Stunden
min. 14 Stunden
min. 8 Stunden
Allgemein
24,00 €
12,00 €
6,00 €
Mit Frühstück
19,20 €
7,20 €
1,20 €
Mit Lunch/Dinner
14,40 €
2,40 €
Möchten Sie Ihren Geschäftspartner zu einem Essen einladen und die Quittung anschließend einreichen, bedarf es eines Bewirtungsbelegs. Das gilt auch, wenn Sie sich auf Geschäftsreise im Ausland aufhalten. Dieser muss Angaben zum Datum, Anlass, der Bestellung und den Teilnehmern enthalten. Notfalls reicht eine der normalen Restaurant-Rechnung beigefügte handschriftliche Auflistung.
Übernachtungskosten voll absetzen
Übernachtungskosten können vollständig von der Steuer abgesetzt werden. Allerdings müssen Sie dafür entsprechende Belege vorweisen können. Bei der Unterbringung in einem möblierten Apartment sollten Sie daher darauf achten nur auf professionelle Anbieter zurückzugreifen, die Ihnen eine ordentliche Rechnung mit Mehrwertsteuerausweis ausstellen können. Daraus muss die genaue Summe, der Zweck, das Datum, an dem Sie die Leistung in Anspruch genommen haben, und der Rechnungssteller hervorgehen.
Auch Reisenebenkosten zählen
Auch weitere Aufwendung, die nicht zur Fahrt, Unterbringung oder Verpflegung zu tun haben, aber mit der Geschäftsreise in Zusammenhang stehen, können von der Steuer abgesetzt werden. Zu Reisenebenkosten zählen:
- Kosten für die Gepäckbeförderung
- Kosten für die Gepäckaufbewahrung
- Kosten für die Reisegepäckversicherung
- Aufwendungen für Ferngespräche
- Mautgebühren
- Fährkosten
- Parkgebühren
- Kosten, die aufgrund eines eventuellen Verkehrsunfalls entstanden sind
Wichtige Belege
Es gibt gute Neuigkeiten. Das Finanzamt möchte die Steuererklärung erleichtern. Deswegen sind ab 2022 keine Belege mehr für die Steuererklärung notwendig. Nur auf Anfrage des Finanzamtes müssen diese nachträglich bereitgestellt werden. Bereits heute müssen nur Spenendenbescheinigungen und Steuerabzugsbescheinigungen der Bank im Original vorgelegt werden, also keine Belege die mit einer Dienstreise zu tun haben. Natürlich müssen diese dennoch aufbewahrt werden, um Sie auf Nachfrage des Finanzamtes vorzeigen zu können. Dabei reicht meist eine Kopie. Nur in Ausnahmefällen lässt sich das Finanzamt nachträglich das Original vorlegen.
Um Unstimmigkeiten zu vermeiden, empfiehlt es sich mitunter Nachweise aufzubewahren, dass eine Reise tatsächlich geschäftlichem Zweck diente. Das kann z.B. dann der Fall sein, wenn Sie zu einem Kundenbesuch gefahren sind, es aber zu keinem Geschäftsabschluss kam oder zu einer Veranstaltung (beispielsweise ein Kongress), die an einem beliebten Ferienort stattgefunden hat. Hier helfen Protokolle, vorheriger Schriftverkehr und Mitschriften.
Erst die Arbeit, dann das Vergnügen
Natürlich können Sie die Gelegenheit nutzen und an die eigentlich Geschäftsreise einen privaten Urlaub anhängen. Inzwischen ist es möglich die dabei entstandenen Kosten aufzuteilen und nach dem Anteil aufzuschlüsseln, der rein dienstlich war.
Waren Sie beispielsweise 5 Tage auf Geschäftsreise und hängen das Wochenende an, können Sie für die ersten 5 Tage Hotelkosten absetzen, die verbleibenden 2 gehen auf eigene Rechnung.
Die Familie reist mit
Kommen Ihr Ehepartner und evt. auch Kinder mit, kann auch hier, ähnlich wie bei der Verbindung von Dienstreise und Urlaub, zwischen privaten und geschäftlichen Kosten unterschieden werden. Um Diskussionen mit dem Finanzamt zu vermeiden, empfiehlt es sich allerdings, getrennte Rechnungen ausstellen zu lassen. Auch hier gibt es wieder eine Ausnahme. Kommt Ihr Ehepartner ebenfalls aus dienstlichen Gründen mit (etwa weil Sie Kollegen sind), gilt auch sein Aufenthalt als absetzbar.